Jak nie dodawać fotografii i obrazków do prezentacji...

Zastanawiałem się właśnie, o czym napisać kolejny poradnik, a tutaj proszę - przypadkowo trafiłem na stronę, która dostarczy mi tematów przynajmniej na dwa - trzy kolejne wpisy. Zapraszam na http://www.ecard.pl/prezentacje.htm skąd można pobrać w pliku PDF prezentację "Profil spółki eCard S.A.". Tym razem krótki wykład o tym, czego nie należy robić. Następnym razem - jak należało to zrobić.

Przechodzimy na drugą stronę omawianej prezentacji, gdzie widzimy...

A miało być ładne wypełnienie strony

...tak zwany "upiększacz" (lub jak ktoś woli "zapychacz"), który niestety tym razem nie spełnia swojej funkcji. Do tego obiektu można mieć dwie podstawowe uwagi - pod kulą widzimy paskudny cień (wystarczyło skorzystać z domyślnych ustawień Power Pointa), a na dodatek na samej kuli strasznie widać piksele. Świadczy to o tym, że obrazek wykorzystany przy tworzeniu tej grafiki był bardzo niskiej jakości. Kolejny wpis na blogu będzie więc dotyczył kontrolowania jakości obrazków wstawianych do PowerPointa.

Idziemy dalej na stronę 4 prezentacji, gdzie mamy kolejny "zapychacz" miejsca:

Jak NIE wstawiać obrazków do slajdów

Tym razem ktoś niezbyt starannie wyczyścił tło dla wstawianego obiektu, dzięki czemu do okoła kabla widzimy bliżej nieokreśloną poświatę. Kolejny poradnik poświęcę opcji usuwania tła z obrazków (wyjątkowo prosta sprawa). 

Kolejna "inspiracja" to bullety używane na stronie 5.

Tam są wstawione jakieś cyfry, czy...?

Ostatnio zajmowałem się estetyką list punktowanych, skupiając się na wyrównaniu, interliniach itp. Na powyższym obrazków widać jednak, że to nie wszystko. Równie ważny jest dobór samego "bulletu". I nie zawsze jest tak, że im większy "bajer" wstawimy, tym lepszy efekt osiągniemy. Trzeci poradnik poświęcę więc tematyce "jakich bulletów unikać".

I tak oto mam trzy tematy do opisania.

Lista punktowana, czyli jak uporządkować bullety w prezentacji PowerPoint

Krążąc ostatnio po sieci natknąłem się na artykuł Pana Cliffa Atkinsona, z którego możemy się dowiedzieć, że "listy punktowane zabijają komunikację". Moim skromnym zdaniem jest to bardzo ograniczone spojrzenie na prezentacje - lub też spojrzenie ze specyficznej perspektywy. W codziennej pracy, ponad 90% przygotowywanych przeze mnie prezentacji po prostu musi zawierać listy punktowane, żeby efektywnie przekazać pomysły. Prezentacja bez takich list sprawdza się wtedy, gdy wszyscy jej planowani odbiorcy mają możliwość wysłuchania naszej opowieści na temat zawartości slajdów - tak, abyśmy mogli wytłumaczyć, jakie symbole i metafory stoją za używanymi przez nas grafikami.

Niestety - jak już wspomniałem, w moim przypadku 90% prezentacji jest rozsyłana mailem, często do wielu osób, z których część nie może uczestniczyć w spotkaniu... W takich sytuacjach kluczowy cel to przekazanie informacji na tyle szczegółowo, aby nawet osoba, która nie będzie mogła wysłuchać naszego wywodu na dany temat, mogła zrozumieć zawartość prezentacji.

Stąd też wynika niezmierna popularność list punktowanych. Jednak - zrobienie dobrej listy nie jest rzeczą oczywistą. Zerknijcie na poniższy przykład.

Przykładowa lista punktowana w Power Point (tzw. bullet list)

Na powyższym przykładzie widać kilka bardzo popularnych błędów, jakie użytkownicy Power Point (i nie tylko!) popełniają przy tworzeniu list punktowanych. Zajmijmy się nimi po kolei. Na początek: 

Wyrównuj swoje punkty!

Wyrównanie punktów (tzw. bulletów) jest sprawą kluczową - decydują one, jak wygodne będzie odczytywanie zawartości prezentacji. Punkty zawsze powinny być wyrównane względem siebie. Druga ważna sprawa to wyrównanie samego tekstu - analogicznie jak dla punktów, zawsze wyrównuj go względem siebie. Jest to bardzo proste, wystarczy skorzystać z poniżej opcji:

Zaznacz tekst i wyrównaj go

Po zaznaczeniu całości wypunktowania (np. przez kombinację Ctl + A), na górze pojawią się suwaki, którymi możemy dowolnie modyfikować wyrównanie listy. Zadbaj o to, aby zarówno tekst, jak i bullety były wyrównane względem siebie.

Kolejny, mniej oczywisty (przez to bardziej popularny) błąd w tworzeniu list wypunkowanych to brak użycia interlinii:

Interlinia dla tekstu w ramch jednego bulletu oraz pomiędzy bulletami jest taka sama... Źle!

Listy punktowane, które w ramach jednego punktu zawierają więcej niż jedną linię tekstu, bardzo ważne jest zastosowanie interlinii. Oznacza to, że pionowe odstępy między kolejnymi liniami tekstu muszą być nieco większe, niż odstępy między liniami tekstu w ramach tego samego bulletu. Powyższy przykład zawiera standardowy błąd wielu list punktowanych, które widziałem w prezentacjach - odstępy są dokładnie takie same. Powoduje to, że kolejne bullety (które mogą być np. kolejnymi argumentami) zlewają się w jeden.

Poprawna lista wyglądałaby w następujący sposób:

Punkty wyrównane, tekst wyrównany, interlinia ustawiona - już jest dobrze

Aby zmienić ustawienia interlii, zaznacz całą listę punktowaną, a następnie w menu Narzędzia główne - Akapit (angielski: Home - Paragraph) wybierz ustawia Odstępu (angielski: Spacing) i ustaw opcję Po (angielski: After) na np. 6 punktów. Ile punktów powinna dokładnie wynosić interlinia? Ciężko powiedzieć, jest to już trochę kwestia wyczucia... Im większa czcionka, tym większa powinna być interlinia w punktach.

Temat list wypunktowanych nie został jeszcze wyczerpany, ale już trzymając się powyższych zasad, osiągany efekt będzie co najmniej dobry. Więcej na temat list punktwanych można również poczytać na stronie Microsoftu.

Jak narysować kulę w Power Point?

W starszych wersjach Power Pointa byliśmy skazani na tworzenie efektu kuli za pomocą grupowania ze sobą kilku obiektów - najczęściej podstawowym z nich było koło, na które nakładaliśmy kolejne koło, i tak dalej... Działanie takie było uwarunkowane przykrą właściwością gradientu promieniowego nakładanego na obiekty w Power Poincie - nie możemy ustalić, w którym miejscu obiektu ma się znajdować środek gradientu.



Kolejne etapy tworzenia kuli w starym Power Poincie...



W PowerPoint 2007 i nowszych gradienty promieniowe są nadal traktowane w taki sam sposób - nadal nie możemy dowolnie zdefiniować miejsca, w którym nasz gradient ma mieć środek. Dodana została jednak bardzo pomocna opcja, dzięki której rysowanie kuli jest zdecydowanie prostsze - Efekty 3D. Dzięki nim nasza kula może wyglądać estetycznie i składać się z jednego elementu. Dodając do niej efekt cienia, możemy uzyskać ciekawy design w prosty sposób.

Kula wg nowego Power Pointa - łatwo i przyjemnie

Aby stworzyć kulę, jak na przedstawionym powyżej obrazku wykonujemy następujące czynności:

• Wstawiamy koło (wersja polska: Wstawianie - Kształty - Elipsa, wersja angielska: Insert - Shape - Oval) - pamiętaj, że trzymająć klawisz Shift na klawiaturze podczas rysowania obiektu sprawisz, że będzie on proporcjonalny (w tym przypadku uzyskamy... koło)
• Zapamiętaj, jakie wymiary w centymetrach ma Twoje koło. Możesz to sprawdzić np. klikając prawym przyciskiem myszy na swoim kole i wybierając z menu Rozmiar i kształt (angielski: Size and Position). Rozmiary "wysokość" i "szerokość" dla koła powinny być takie same. Ta sama informacja podana jest po zaznaczeniu obiektu w zakładce Formatowanie po prawej stronie
• Obiekty wstawione w Power Point domyślnie są rysowane z obwódką, dlatego na początek musimy ją usunąć: klikamy prawy guzik myszy na naszym kole i wybieramy: Formatuj kształt - Kolor linii - zaznaczamy Brak linii (w wersji angielskiej: Format shape - Line color - No line)
• Czas dodać efekt 3D. W tym samym menu (Formatuj kształt) klikamy na zakładkę Format 3-W (angielski: 3-D Format). Dodajemy efekt zaokrąglenia (po polsku jest to: Skos - Góra - Okrąg; po angielsku: Bevel - Top - Circle). Domyślnie jego szerokość i wysokość zostaną ustawione na 6 pkt.

Menu efektów 3D - wybór zaokrąglenia (wersja angielska)

• Aby uzyskać kulę musimy teraz zmienić ustawienia szerokości i wysokości efektu 3D. Wartości, które są domyślnie ustawione na 6 pt musimy zmienić na dokładnie 1/2 rozmiarów naszego koła (np. jeżeli nasze koło ma rozmiary 8 cm wysokości i szerokości, to efekt 3D musi mieć rozmiar 4 cm). Ważne: szerokość i wysokość wpisuj w centymetrach, czyli zamieniając domyślną jednostkę "pt" na "cm" (np. jeżeli Twoje koło ma 8 cm szerokości i wysokości, wpisz 4 cm). Power Point automatycznie przeliczy centymetry na punkty - np. 4 cm to 113,4 pt.
• To w zasadzie wszystko - efekt kuli jest gotowy. Możemy go jednak udoskonalić dodając cień (np. używając jednej z domyślnych opcji cieni) oraz eksperymentując z różnymi efektami materiałów i oświetlenia (w menu efektów 3D są to opcje Materiał i Oświetlenie, w wersji angielskiej odpowiednio Material oraz Lighting). Wybierając różne wartości domyślne możemy osiągnąć efekty jak na foto poniżej.

Do pobrania udostępniam pliki .ppt i .pptx z pokazanymi poniżej efektami kuli. Do ściągnięcia pod poniższym adresem:

http://chomikuj.pl/FabrykaPrezentacji.pl

Przykładowe efekty kuli uzyskane dzięki powyższemu opisowi